Chat hỗ trợ
Chat ngay

Cách Bảo Vệ Chống Chỉnh Sửa Tài Liệu Microsoft Word

Cách Bảo Vệ Chống Chỉnh Sửa Tài Liệu Microsoft Word 2010, 1016, 2019, 365, 2021

Các phiên bản mới nhất của Microsoft Word cung cấp một số tùy chọn để bảo mật tài liệu của bạn, bao gồm chế độ chỉ đọc, bảo vệ bằng mật khẩu, hạn chế chỉnh sửa và chữ ký số. Bạn cũng có thể đánh dấu một tài liệu là cuối cùng để mọi người biết rằng tài liệu đó không bị thay đổi kể từ lần cuối cùng bạn lưu.

Nếu bạn có thông tin nhạy cảm trong Microsoft Word, bạn có thể thực hiện các bước bên dưới để bảo vệ tài liệu của bạn.

Xem thêm >>

Cách Sửa Lỗi Dấu Ngoặc Kép Trong Word 2016, 2019

Đánh Dấu Ngày Dựa Trên Ngày Đến Hạn Trong Excel

Stellar Repair V6.0 Sửa Chữa Tệp Excel Bị Hỏng

Read-Only Mode

cach-bao-ve-chong-chinh-sua-tai-lieu-microsoft-word

Bạn có thể đảm bảo không ai khác có thể chỉnh sửa, bảo vệ tài liệu Word bằng cách đặt nó ở chế độ read-only. Mở File > Info > Protect Document để xem các tùy chọn bảo mật của bạn. Từ menu Protect Document, chọn Always Open Read-Only. Bây giờ chỉ cần lưu tài liệu, đóng nó, sau đó mở lại.

Word sẽ nhấp nháy thông báo mà tác giả muốn bạn mở ở chế độ chỉ đọc, trừ khi bạn cần thực hiện thay đổi. Bấm Yes để mở tài liệu ở chế độ chỉ đọc. Tất nhiên, bất kỳ ai cũng có thể nói không và mở tài liệu ở chế độ chỉnh sửa. Mục đích là giúp mọi người dễ dàng mở tài liệu dưới dạng chỉ đọc để giảm thiểu khả năng thực hiện các thay đổi ngoài ý muốn, bảo vệ tài liệu word.

Để loại bỏ giới hạn chỉ đọc, hãy mở tài liệu ở chế độ edit mode. Bấm vào menu Tệp, đến Info > Protect Document > Always Open Read-Only.

Password Encryption

Bạn có thể mã hóa, bảo mật tài liệu bằng mật khẩu bằng cách đi tới File > Info > Protect Document và chọn tùy chọn Encrypt with Password. Word sẽ nhắc bạn tạo mật khẩu cho tài liệu. Đảm bảo sử dụng mật khẩu phức tạp nhưng dễ nhớ vì không có cách nào để lấy lại hoặc đặt lại mã nếu bạn quên.

Bây giờ hãy lưu tài liệu, đóng và mở lại và Word sẽ nhắc bạn (và bất kỳ ai khác) nhập mật khẩu để truy cập tài liệu.

Để xóa mật khẩu, hãy nhấp vào menu File, đi tới Info và chọn Protect Document, sau đó nhấp vào Encrypt with Password. Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện để bạn có thể xóa mật khẩu bị che khuất, sau đó nhấp vào OK. Lưu lại và đóng tài liệu và lần sau khi mở tài liệu, bạn sẽ không bị yêu cầu nhập mật khẩu.

cach-bao-ve-chong-chinh-sua-tai-lieu-microsoft-word-1

Restrict Format Editing

cach-bao-ve-chong-chinh-sua-tai-lieu-microsoft-word-2

Bạn có thể giới hạn các cách có thể chỉnh sửa tài liệu của mình. Nhấp vào File > Info > Protect Document và chọn Restrict Editing. Sau đó, tài liệu của bạn sẽ hiển thị ngăn Hạn chế Chỉnh sửa ở phía bên phải của tài liệu cho các hạn chế về định dạng và chỉnh sửa. Tại đây, bạn có thể cấp cho mọi người quyền đọc tài liệu của bạn, chọn những phần họ có thể chỉnh sửa và chọn cách họ thực hiện.

Chọn hộp bên cạnh “Limit formatting to a selection of styles” để ngăn mọi người thay đổi định dạng tài liệu của bạn. Nhấp vào Settings để mở cửa sổ bật lên Formatting Restrictions, cửa sổ này hiển thị tất cả các thay đổi kiểu được cho phép theo mặc định. Bạn có thể giữ nguyên giá trị đó, thay đổi nó thành Recommended Minimum hoặc thay đổi thành None. Nếu bạn không chắc nên chọn cài đặt nào, hãy chọn Recommended Minimum.

Restrict Content Editing (Hạn chế chỉnh sửa nội dung)

cach-bao-ve-chong-chinh-sua-tai-lieu-microsoft-word-3

Trong Hạn chế chỉnh sửa, hãy chọn hộp bên cạnh “Allow only this type of editing in the document” để đặt cách người đọc có thể thay đổi nội dung trong tài liệu. Nhấp vào menu thả xuống bên dưới để chọn giữa bốn tùy chọn:

  • Tracked changes sẽ bật Theo dõi Thay đổi trong tài liệu và hạn chế tất cả các kiểu chỉnh sửa khác. 
  • Comments cho phép người đọc chèn nhận xét vào tài liệu của bạn mà không cần thực hiện bất kỳ sửa đổi nào. 
  • Filling in forms cho phép người đọc điền vào biểu mẫu bạn đã tạo nhưng không thay đổi nội dung của biểu mẫu. 
  • No changes (Read only) đặt tài liệu của bạn ở chế độ chỉ đọc nên không thể thực hiện thay đổi nào. 

Editing Exceptions

cach-bao-ve-chong-chinh-sua-tai-lieu-microsoft-word-4

Nếu bạn chọn tùy chọn Comments hoặc No changes (Read only), bạn có thể tạo ngoại lệ để mọi người có thể chỉnh sửa các phần nhất định trong tài liệu của bạn. Trong phần Ngoại lệ, hãy chọn hộp cho Everyone và chọn bất kỳ phần nào của tài liệu mà bạn muốn có thể chỉnh sửa.

Enforce Protection (Thực thi bảo vệ)

cach-bao-ve-chong-chinh-sua-tai-lieu-microsoft-word-5

Khi mọi thứ đã được thiết lập, hãy nhấp vào “Yes, Start Enforcing Protection”, sau đó nhập và nhập lại mật khẩu và nhấp vào OK. Lưu tài liệu, đóng, sau đó mở lại để xem các điều khiển chỉnh sửa trên dải băng trên cùng đã bị chuyển sang màu xám. Nếu bạn đã cho phép chỉnh sửa trong các phần nhất định của tài liệu, hãy nhấp vào khu vực đó và các điều khiển có thể truy cập lại.

Để tắt tính năng bảo vệ, hãy nhấp vào tab Xem lại và nhấp vào biểu tượng Hạn chế Chỉnh sửa. Bấm vào nút Stop Protection ở cuối ngăn Restrict Editing, sau đó nhập mật khẩu và bấm OK. Bỏ chọn các tùy chọn cho các hạn chế Formatting and Editing xuất hiện trên ngăn.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về bài mẹo excel, vui lòng để lại ý kiến ​​của bạn. Tôi rất vui được giải thích chi tiết hơn. Cảm ơn bạn rất nhiều vì tất cả các phản hồi và hỗ trợ của bạn!

  • Để xem thêm các bài viết hay về Tin học văn phòng truy cập: Tại đây
  • Để xem thêm các bài viết hay về Photoshop truy cập: Tại đây
  • Để xem thêm các bài viết hay về Đồ hoạ Autocad truy cập: Tại đây
  • Để nhận tài nguyên tổng hợp truy cập: Tại đây
5/5 - (1 bình chọn)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.